Polityka prywatności i plików cookies

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest BEAUTYNOVA CONCEPT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą pod adresem ul. Obrońców Wybrzeża 7/6, 80-398 Gdańsk, Polska, KRS: 0001093375, NIP: 5842849201, REGON: 528043578 (dalej: „Administrator”).

W sprawach dotyczących prywatności skontaktuj się z Administratorem: kontakt@filler.pl, +48 889 609 690, Pn–Pt 9:00–17:00, albo listownie na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię, nazwisko, adres e-mail, telefon
• dane dostawy, rozliczeń i faktury, w tym adres, nazwa firmy i NIP, jeżeli są podane
• dane konta i uwierzytelnienia, z wyłączeniem jawnej treści hasła
• dane zamówień, płatności, zwrotów, reklamacji, korespondencji i obsługi klienta
• dane techniczne i bezpieczeństwa, np. adres IP, identyfikator sesji, typ urządzenia lub przeglądarki, znaczniki czasu, logi zdarzeń i identyfikatory żądań
• dane o korzystaniu ze Sklepu i preferencjach, jeżeli są niezbędne do działania funkcji albo zostały objęte zgodą analityczną
• adres e-mail i informacje o zgodzie w przypadku zapisu do newslettera
• treść wiadomości wpisanej do Asystenta zakupowego AI oraz techniczne dane potrzebne do ochrony tej usługi przed nadużyciami

Uwaga: Nie wpisuj do Asystenta AI danych osobowych, danych karty, haseł, numerów zamówień ani informacji o zdrowiu. Filtry ograniczają część takich treści, ale nie zastępują ostrożności użytkownika.

3. Cele i podstawy prawne

4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji danego celu. Kategorie odbiorców mogą obejmować:

• dostawców hostingu, infrastruktury sklepu i utrzymania IT, w tym Vercel oraz dostawców środowiska WordPress/WooCommerce
• Stripe jako dostawcę płatności online; Sprzedawca nie otrzymuje pełnego numeru karty
• operatorów dostawy, w tym dostawców wybranych przez Klienta spośród metod dostępnych w checkoutcie, np. InPost, DPD lub DHL
• dostawcę systemu fakturowania, w tym Fakturownię, jeżeli integracja jest aktywna dla zamówienia
• Brevo jako dostawcę obsługi newslettera, jeżeli zapis i integracja są aktywne
• Google w zakresie Google Tag Manager lub Google Analytics — wyłącznie po zgodzie na analitykę i zgodnie z aktualną konfiguracją Sklepu
• OpenAI jako dostawcę modelu klasyfikującego zapytanie Asystenta AI oraz Upstash jako dostawcę mechanizmu ograniczania nadużyć
• dostawców e-mail, księgowości, pomocy prawnej, bezpieczeństwa i wsparcia technicznego
• organy publiczne, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa

Uwaga: Lista nazw wskazuje integracje dostępne w systemie. Konkretny podmiot otrzymuje dane tylko wtedy, gdy dana funkcja jest używana lub aktywna.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator stosuje mechanizm wymagany w rozdziale V RODO, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

Aktualne podstawy transferu i umowy powierzenia z Vercel, Stripe, Google, OpenAI, Upstash, Brevo oraz innymi aktywnymi dostawcami podlegają okresowej weryfikacji Administratora. Informację dotyczącą konkretnego transferu można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

6. Jak długo przechowujemy dane

• dane konta — przez okres jego prowadzenia, a po zamknięciu tylko tak długo, jak wymaga tego prawo lub ochrona przed roszczeniami
• dane zamówień, płatności, faktur i rozliczeń — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu właściwych terminów roszczeń
• dane reklamacji, zwrotów i korespondencji — przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu terminów związanych z roszczeniami
• dane newslettera — do wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub zakończenia usługi; informacja o wycofaniu może zostać zachowana w celu wykazania zgodności
• logi bezpieczeństwa i techniczne identyfikatory — przez okres proporcjonalny do wykrywania incydentów, przeciwdziałania nadużyciom i ochrony roszczeń, zgodnie z wewnętrznym harmonogramem retencji
• dane analityczne — zgodnie z ustawieniami aktywnego narzędzia i wyborem zgody użytkownika

Uwaga: Dane mogą zostać usunięte wcześniej, jeżeli cel ustał i nie ma obowiązku ani uzasadnionej potrzeby dalszego przechowywania.

7. Cookies i pamięć przeglądarki

Sklep korzysta z plików cookies oraz pamięci localStorage i sessionStorage. Pamięć przeglądarki nie jest plikiem cookie, ale może przechowywać ustawienia na urządzeniu.

8. Asystent zakupowy AI

Asystent zakupowy AI jest opcjonalną funkcją do wyszukiwania produktów i uzyskiwania zatwierdzonych informacji o Sklepie. Nie udziela porad medycznych i nie ma dostępu do konta, zamówień, koszyka, płatności ani faktur.

Po otwarciu panelu Sklep wyraźnie informuje, że użytkownik rozmawia z systemem AI, a nie z człowiekiem.

W domyślnym trybie Locked Catalog wiadomość może zostać przekazana przez serwer Sklepu do OpenAI wyłącznie w celu sklasyfikowania intencji i bezpiecznych filtrów. Model nie tworzy tekstu widocznego dla Klienta. Widoczne odpowiedzi pochodzą z szablonów Sklepu, a dane produktów z katalogu WooCommerce.

Żądania do OpenAI korzystają z ustawienia store: false. Zgodnie z domyślnymi zasadami dostawcy dane API nie są używane do trenowania modeli, chyba że właściciel konta wyraźnie się na to zgodzi. OpenAI może jednak przechowywać ograniczone dane w logach monitorowania nadużyć przez okres określony w aktualnych zasadach usługi, domyślnie do 30 dni, chyba że dla projektu zatwierdzono inny tryb retencji.

Historia rozmowy jest przechowywana w sessionStorage bieżącej karty i nie jest zapisywana przez Sklep w bazie rozmów. Upstash przetwarza zahaszowane identyfikatory IP i sesji oraz liczniki z krótkimi terminami ważności w celu ograniczania nadużyć. Treść rozmowy nie jest wysyłana do analityki.

Uwaga: Nie wysyłaj przez Asystenta danych osobowych, informacji o zdrowiu ani sekretów. W sprawach zamówień użyj kanałów kontaktowych Sprzedawcy.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Klasyfikacja zapytania Asystenta AI służy tylko dobraniu informacyjnej odpowiedzi lub wyników katalogu.

10. Twoje prawa

Żądanie można przesłać na kontakt@filler.pl. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Jeżeli jest to potrzebne do ochrony danych, może poprosić o proporcjonalne potwierdzenie tożsamości.

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii
• sprostowanie nieprawidłowych danych
• usunięcie danych, gdy zachodzą przesłanki prawne
• ograniczenie przetwarzania
• przenoszenie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany
• sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego — w dowolnym czasie
• wycofanie zgody w dowolnym czasie
• wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

11. Bezpieczeństwo i naruszenia

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, monitoring operacyjny i kopie zapasowe tam, gdzie są wymagane.

Jeżeli naruszenie ochrony danych może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osoby, Administrator zawiadomi tę osobę bez zbędnej zwłoki, chyba że zastosowanie ma ustawowy wyjątek. Zgłoszenie organowi nadzorczemu jest dokonywane w terminie i na zasadach wynikających z RODO.

12. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, dostawców lub działania Sklepu. Nowa wersja obowiązuje od daty wskazanej na stronie. Jeżeli zmiana wymaga ponownej zgody, Sklep zwróci się o nią przed uruchomieniem odpowiedniego przetwarzania.